Sluiten

Van informatiechaos naar informatiearchitectuur
Deel 3: Case

In deel 1 en deel 2 keken we naar de randvoorwaarden en stappen om chaos om te zetten in structuur. In dit laatste deel laten we aan de hand van een case zien hoe optimaliseren van informatiebeheer en informatiearchitectuur werken in de praktijk.

Flow kent de weg naar efficiënt informatiebeheer

Context: invoeren van Microsoft Office 365 als opportuniteit

Het beheer van de Belgische spoorwegen gebeurt door een aantal zelfstandige onderdelen die nauw met elkaar samenwerken. De belangrijkste zijn de spoorinfrastructuur en de spoorwegoperatoren. Bij verschillende directies van één van de belangrijkste operatoren (NMBS), deed Flow een analyse van het informatiebeheer in opdracht van de IT-afdeling. De focus lag vooral op het aspect ‘informatie en kennis delen met collega’s’. In dit artikel staan we stil bij de toepassing van de nieuwe manier van informatie delen en kennis communiceren.

De aanleiding voor de rol van Flow was de golf van nieuwe softwaretools die de introductie van Office 365 met zich meebrengt. Teams en SharePoint Online, bijvoorbeeld, vragen namelijk een ander informatiebeheer.

“Toon ons hoe we onze content kunnen organiseren”

Voor het onderzoek gebruikten we de methode beschreven in ons vorige artikel over informatiebeheer. Niet geheel onverwacht stuitten de medewerkers op de grenzen van de huidige manier van werken, waar vooral fileservers en e-mail de boventoon voerden.

Terugkerende opmerkingen waren:

  • “Waarom heb ik geen toegang?”
  • “Is dit de juiste versie?”
  • “Wat staat waar?”

De nieuwe mogelijkheden van Office 365 werden als hoopvol ervaren, en als opportuniteit. Er was veel bereidheid om ze te gebruiken, maar ook wat onzekerheid om die grote stap zelf te zetten. Er was een grote behoefte aan praktische hulp bij de organisatie van eigen ‘content’.

Future-proof informatiebeheer in 4 gebruiksscenario’s

Flow mocht helpen om een vernieuwde manier van samenwerken en communiceren uit te denken en in te voeren. Drie pijlers van deze aanpak:

  • Future-proof, in de zin van flexibel
  • Helder en eenduidig
  • Gebaseerd op behoeftes, niet uitsluitend op de organisatiestructuur

Alles begon bij een efficiënte structuur van de informatie, aangepast aan de gebruiksscenario’s. Wat kennis delen betreft, zijn er vier scenario’s:

Aanpak en tools

In de opstartfase werden medewerkers in alle betrokken rollen (aankoopdienst, leveranciersbeheer, boekhouding, enz.) geïnterviewd om de manier van werken, de gebruikte documenttypes en de verbetermogelijkheden in kaart te brengen.

Al snel werd duidelijk dat er verschillende combinaties van IT-tools en richtlijnen nodig waren om efficiënter samen te werken. Samenwerken met afgelijnde, team sites, project sites en community sites.

Die sites werden gebundeld op een landing page (hub) waarbinnen je gemakkelijk kunt navigeren. Elke site is gebaseerd op (cloud)software zoals SharePoint, Onedrive, Outlook, Teams, … en werd voorzien van relevante bibliotheken, sjablonen, formulieren of links.

Resultaten

Zoals wel vaker het geval is bij de introductie van een nieuwe manier van werken en nieuwe software kan één en ander overweldigend overkomen. Door de NMBS-medewerkers houvast te geven op basis van templates en heldere structuren werd het veel eenvoudiger om een digitale werkplek uit te bouwen en efficiënt te gebruiken.

Correcte communicatie, regelmatige opleidingen, digitale ondersteuning en ook face-to-face gesprekken verhogen de betrokkenheid en zorgen ervoor dat iedereen aan boord blijft.

 

Flow is gespecialiseerd in alle aspecten van technische documentatie, zoals schrijven van handleidingen, organiseren van informatie en faciliteren van kennisoverdracht.