Sluiten

Van informatiechaos naar informatiearchitectuur
Deel 2: Gestructureerde informatie in 7 stappen

In deel 2 van onze reeks over informatiechaos en de manieren om eruit te navigeren, vind je houvast om concreet te beginnen. Gebruik deze 7 stappen als routebeschrijving op weg naar gestructureerde informatie.

De routebeschrijving naar gestructureerde informatie.

Stap 1: Leg het uitgangspunt vast

Elke werknemer, elk team en elke dienst heeft specifieke behoeften rond documentbeheer en communicatie. Zij werken in verschillende situaties met verschillende processen, en hebben dus ook verschillende oplossingen en structuren nodig om efficiënt te zijn.

Stel in de eerste fase een projectteam samen dat:

  • het plan van aanpak opstelt
  • de scope bepaalt
  • de betrokkenen inlicht en betrekt
  • alles uitvoert en bijstuurt waar nodig

Stap 2: Verfijn de diagnose met ‘use cases’

Om met beperkte tijd en middelen resultaat te boeken, bouw je het project best op vanuit concrete behoeften. Dit zijn use cases die representatief zijn voor alle documentmanagementbehoeften binnen een specifieke situatie. Organiseer een kick-off met alle betrokkenen om het project toe te lichten. Betrek minstens één collega van elke dienst en elke rol om de specifieke document- en communicatiebehoeften te evalueren.

TIP: Meet hoe lang bepaalde standaardtaken duren vóór de start van het project, en plan ook zo’n meting nadien. Zo kan je het resultaat van de nieuwe manier van werken aantonen.

Dit is de manier om tot goede use cases te komen:

  1. Stel gebruikersprofielen op.
  2. Maak per profiel een inventaris van belangrijke documenten.
  3. Beschrijf de concrete flow per subproces.
  4. Maak een voorstel tot verbetering van elk subproces.
  5. Beschrijf de tools die nodig zijn en hoe deze geconfigureerd moeten worden.

Stap 3: Houd werkplekinterviews

Praat met mensen op hun werkplek zodat ze hun concrete problemen kunnen uitleggen en tonen. Deze stap zal veel lijstjes opleveren, zoals:

  • Terugkerende problemen:
    • Geen toegang
    • Geen versiebeheer
    • Wat staat waar?
    • Te veel mails
    • Te weinig kennis van bestaande tools
  • Specifieke documentatiebehoeften
  • Bestaande en ontbrekende documenttypes
  • Gebruikte processen en subprocessen

Stap 4: Verwerk de bevindingen in een roadmap

In een overzichtsdocument vat je alles samen. Maak er een roadmap van, zodat iedereen weet welke stap wanneer zal uitgevoerd worden.

Een nieuwe informatiearchitectuur is een veranderingsproject dat tijd vergt.

Je kan zo per use case een blauwdruk opstellen van de ideale set-up en workflow die volgende elementen omvat:

  • Overzicht van het verloop
  • Lijst van de nodige documenttypes
  • Flow van het documentatieproces
  • Opsomming van de problemen die met de aanpak opgelost worden
  • Uitleg over de onderdelen van de architectuur:
    • (Project)sites
    • Communicatiemiddelen
    • Documentbibliotheken

Stap 5: Communiceer en start uitvoering

Organiseer een kick-off om de roadmap voor te stellen en vragen te beantwoorden. Zorg dat iedereen mee is door genoeg te communiceren.

Stap 6: Los probleem per probleem op

Pak problemen stap voor stap aan. Zorg voor voldoende overleg om het overzicht niet te verliezen en zorg ervoor dat iedereen feedback kan geven via verschillende kanalen. Stuur bij waar nodig.

Stap 7: Steek een pluim op je hoed

Als alles goed gaat, is iedereen de nieuwe, vlottere manier van werken na een tijdje gewoon. Evalueer het project en communiceer over de resultaten.

Vergeet niet dat een nieuwe informatiearchitectuur invoeren een veranderingsproject is dat tijd vergt. Een correcte implementatie zorgt ervoor dat iedereen aan boord blijft en efficiënter samenwerkt.

 

In deel drie van deze reeks lees je hoe we al deze inzichten hebben toegepast bij de NMBS.

Flow is gespecialiseerd in alle aspecten van technische documentatie, zoals schrijven van handleidingen, organiseren van informatie en faciliteren van kennisoverdracht.