Sluiten

Offertes schrijven = alle neuzen in dezelfde richting

Als je een grote opdracht wil binnenhalen, moet je de opdrachtgever er met een sterke offerte van overtuigen dat jij de beste kandidaat bent. Maar hoe begin je aan een offerte? Hoe gaat bid writing in zijn werk?

In deze reeks van vier artikels gaan we in op de pijlers van succesvol bid management (of proposal management): van teamwork en technologie over de kracht van lijstjes tot het belang van de verpakking.

Bid writing

Deel 1/4:
teamwork

Voor opdrachten van een bepaalde omvang moeten of willen overheden of private opdrachtgevers een aantal mogelijke opdrachtnemers vergelijken. Het is logisch dat ze goed willen afwegen wie het beste product of de beste dienst kan afleveren aan de beste prijs. De opdrachtgever verspreidt daarvoor een aanbesteding, waarin de eisen, parameters en voorwaarden van de opdracht beschreven staan.  

Geïnteresseerde bedrijven stellen zich kandidaat als opdrachtnemer, en doorlopen vaak een eerste selectie, bijvoorbeeld op basis van financiële draagkracht. Eens die horde is genomen, kan het echte werk starten. De kansen op succes nemen toe naarmate de aanpak systematisch en gefocust is.  

De ideale wereld (…)

In een ideale wereld kan een project of bid manager een team van experts samenstellen die voltijds aan de slag gaan. Deze specialisten werken op dezelfde locatie en krijgen voldoende tijd en budget om voor alle deadlines de perfecte documentatie op te leveren. 

Zo’n dream team blijft in de meeste omstandigheden een droom: het is (te) duur om verschillende mensen gedurende maanden in te zetten voor een offerte, en het resultaat is per definitie onzeker. Het is ook moeilijk tot onmogelijk om lopende projecten on hold te zetten. Economische wetmatigheden dicteren meestal een pragmatische aanpak. Als tijd en geld beperkt zijn, is het dus extra belangrijk om efficiënt te werken. 

Koers uitzetten en bewaken 

Het is gebruikelijk dat voor een grote opdracht een tijdelijk team wordt samengesteld, dat bovendien niet al z’n tijd in dit project kan investeren. Mensen uit verschillende departementen, dochter- of zusterondernemingen, externe consultants… Om doelgericht te kunnen werken moet een projectmanager of kernteam de richting bepalen, de koers blijven bewaken en waar nodig bijsturen.

De persoon in deze rol zal wellicht minder inhoudelijk bijdragen, maar waken over timing, voortgang, deadlines, meetings, samenwerking, structuur… Hij of zij moet een duidelijk mandaat hebben om bepaalde knopen snel door te hakken, en voldoende overtuigingskracht om collega’s te blijven motiveren om deadlines te respecteren en procedures te volgen. 

Concrete stappen voor de bid manager

  1. Bewaar alle relevante offertedocumenten op één plaats en geef het team zo snel mogelijk toegang. Maak een samenvatting van de belangrijkste documenten/boodschappen/eisen.

  2. Organiseer een kick-offmeeting met iedereen die meewerkt aan de offerte om elkaar (beter) te leren kennen.

  3. Presenteer en bespreek de kern van de aanbesteding.
    Denk na over volgende vragen: 
    • Wat vraagt de opdrachtgever concreet? 
    • Wat zijn onze sterke en zwakke punten? 
    • Hebben we zicht op de concurrenten? 
    • Wie is ons publiek, welke mensen gaan de offerte lezen?

  4. Bespreek de aanpak en tijdslijn van het volledige traject.

  5. Zorg voor duidelijke afspraken over: 
    • Manier van samenwerken: software en tools. 
    • Wie doet wat: rollen binnen het team. 
    • Consistentie in taalgebruik: stijlgids voor het project afspreken. 
    • Deadlines en mijlpalen: gebruik een duidelijke kalender of ganttgrafiek. 
    • Versiebeheer
    • Reviewproces: hoe en door wie worden documenten gevalideerd? 
    • De ‘definition of done’: wanneer zijn we klaar (genoeg)?

  6. Periodieke statusmeetings met (een deel van) het team helpen om het overzicht te bewaren en kunnen onduidelijkheden vaak sneller wegwerken dan e-mailcorrespondenties.  

Vlot samenwerken zal ook beter gaan met de juiste software, op de juiste manier gebruikt. Meer daarover in deel 2 van deze reeks. 

Flow helpt bid manager en inhoudelijk expert

Flow helpt u deze inzichten in de praktijk te brengen. Klanten die bezig zijn met overheidsopdrachten en tenders helpen wij met:

  • Boodschap en formulering
  • Consistentie en uniformiteit
  • Documentbeheer en templates
  • Gebruiksvriendelijkheid en leesbaarheid
  • Commerciële uitstraling en verpakking

Wij zorgen ervoor dat uw specialisten met de inhoud bezig zijn

We zorgen ervoor dat de interne specialisten alleen met de inhoud bezig moeten zijn en garanderen een gebruiksvriendelijk eindproduct in een mooie verpakking. Flow, met kantoor in Gent, maakt ingewikkelde informatie gebruiksvriendelijk, toegankelijk en efficiënt. Contacteer ons om uw kansen voor een volgende offerte te optimaliseren.