Sluiten

Hoe kies je het CCMS dat je nodig hebt?

Een goede informatiearchitectuur is onontbeerlijk om je documentatie te beheren. Toch is dat alleen niet voldoende als je grote hoeveelheden documentatie moet beheren in een internationale context. In dat geval kun je er beter voor kiezen je documentatie te beheren in een componentcontentmanagementsysteem (CCMS).

In de hedendaagse context moet dergelijke informatie snel en consistent op alle mogelijke platformen beschikbaar zijn. Het is daarom in veel gevallen een must dat ze gestructureerd geschreven is en op de achtergrond op een goede manier beheerd kan worden, in een CCMS. Dat CCMS zal je precies kunnen vertellen welke stukjes documentatie al vertaald zijn en welke versie van een topic je precies gebruikt voor een bepaalde release. “Interessant”, hoor ik je denken. Maar hoe begin ik eraan?

Huiswerk maken

Je kan het vergelijken het met het bouwen van een huis. Je wil graag een mooi huis op maat van je budget en met je eigen accenten, maar het moet tegelijk ook stevig genoeg zijn en voldoen aan de laatste normen. Een architect zal je tijdens je bouwproject helpen om de goede beslissingen te nemen en zal ook nakijken of alles volgens de regels van de kunst gebeurt.

Zo ga je ook niet zomaar shoppen als je een CCMS nodig hebt en nodig je niet zonder voorbereiding aanbieders van een CCMS uit voor een demo. Je maakt eerst je huiswerk, je stelt een lijst op met vereisten die belangrijk zijn voor jouw bedrijf en je volgt een volledig traject vooraleer je een keuze kan maken. Dat kan met de hulp van een informatiearchitect, een onafhankelijke expert die op de hoogte is van alle trends en mogelijkheden in zijn of haar vakgebied.

De fundering leggen

Een informatiearchitect helpt je om verder te kijken dan de functies die een CCMS standaard aanbiedt om vervolgens samen met jou het CCMS te kiezen dat het beste bij de noden van jouw bedrijf past. Om je vereisten volledig op te stellen, hebben we een antwoord nodig op onder andere de volgende vragen (en nog veel meer):

  • Wie schrijft de documentatie?
  • Werken alle schrijvers op dezelfde locatie?
  • Moet de documentatie officieel goedgekeurd worden voor een release?
  • Moet je op ieder moment oudere versies van je documentatie kunnen publiceren?
  • Moet je tegelijkertijd kunnen werken aan verschillende releases van een product?
  • Wil je inzetten op automatisaties?
  • Wil je werken in een cloudoplossing of net niet?
  • Moet je de documentatie vertalen?
  • Is er een connectie nodig met andere software zoals Product Lifecycle Management (PLM) software of e-learning?
  • Wat is je budget?

Onafhankelijk advies

Bij de keuze voor een CCMS ga je dus best niet over één nacht ijs. De vele mogelijkheden van zo’n CCMS roepen bovendien allicht meer vragen op dan antwoorden. Daarom laat je je best bijstaan door onafhankelijke experten. Die hebben ervaring met de verschillende systemen en kunnen helpen het passende CCMS te vinden dat beantwoordt aan jouw vereisten. Zij kunnen je helpen een traject uit te stippelen om de juiste keuze te maken. In een later stadium kunnen ze ook helpen bij de implementatie van het CCMS.

Dat traject kan bestaan uit:

  • Analyseren van de huidige documentatie
  • Uitschrijven van de vereisten voor het systeem
  • Uitkiezen van verschillende CCMS’en voor een demo
  • Opzetten van een specifiek proefproject dat gebruikt wordt bij de verschillende demo’s van CCMS-systemen
  • Kiezen van het geschikte CCMS
  • Opzetten van de juiste informatiearchitectuur binnen het CCMS
  • Opleiden van de schrijvers in het nieuwe systeem en een interne informatiearchitect die het overzicht bewaart over de technische implementaties
  • Optimaliseren van de workflow waar nodig

Geïnteresseerd?

Flow heeft ervaring met heel wat verschillende componentcontentmanagementsystemen en heeft ook al verschillende klanten bijgestaan in hun zoektocht naar een geschikt CCMS.

Ben je ook zoek naar een CCMS? Contacteer ons en ontdek hoe we jou kunnen helpen bij het kiezen van het juiste CCMS.