Sluiten

Gestandaardiseerde en gecentraliseerde informatie (2/2)
Documentatie is een kans

“We gaan dat dan nog eens moeten documenteren.” “Er moet ook uniforme werkinstructies bij, zegt den ISO.” Als het over documentatie gaat, is het vaak van moetens. En toch merken we dat de behoefte aan documentatie meer is dan dat: het is een kans. Een documentatie-project is vaak een impuls om te verbeteren en ideeën uit te werken. Case in point: 3DSystems.

In een vorig artikel kon je al een en ander lezen over ons werk bij 3DSystems, dat 3D-printers produceert op verschillende sites en in verschillende landen. Door die uitwaaierende en toenemende productie, groeide ook de nood aan documentatie. Duidelijke en uniforme werkinstructies, dat was de “van moetens” bij 3DSystems.

En dat was ook wat we opleverden: we verzamelden informatie, kneedden die tot een samenhangend geheel en legden alles vast in heldere procedures. Maar in de marge van dat traject gebeurden er schone dingen. Er werden opportuniteiten blootgelegd. Er werden kansen gecreëerd. En ’t schoonste van al: 3DSystems ging ermee aan de slag.

Feedback van werkinstructies capteren, product optimaliseren: documentatie is een kans!

Om instructies te maken voor 3DSystems trokken we onze veiligheidsschoenen aan, zetten we onze stootpet op en volgden we procedures op de werkvloer. We noteerden daar niet alleen alle stappen van het proces, maar ook de feedback van de machinebouwers. “Dat onderdeel past niet goed, we slijpen er altijd een hoekje af.” “Dit is moeilijk te monteren, ik heb er een tool voor gemaakt.” “Die bouten staan verkeerd op het plan, je moet langere bouten gebruiken.”

Gestandaardiseerde en gecentraliseerde werkinstructies: betere documentatie leidt tot efficiëntere werkprocessen. Documentatie is een kans.

“Dat is waardevolle info!” dachten we en we speelden alles door aan de ontwerpers. “Dat is waardevolle info!” vonden zij ook en ze introduceerden de issue list. Die werkt als volgt:

  1. Wil iemand op de werkvloer iets melden, dan neemt die een tablet, scant een QR-code en geeft een opmerking in.
  2. De opmerking komt automatisch terecht in de issue list, een lijst die door alle betrokken partijen (R&D, Productie, Kwaliteit…) geraadpleegd kan worden.
  3. Wekelijks bespreken diezelfde partijen de gelogde issues. Wat relevant en haalbaar is, wordt zo snel mogelijk aangepakt.

En zo leidde het meevolgen van procedures tot de introductie van een systeem om feedback te capteren. Het geeft de machinebouwers de kans input te geven en laat ontwerpers toe hun product te optimaliseren. Iedereen content!

Beetje discussiëren, werkwijze aligneren

Soms ruilden we onze veiligheidsschoenen in voor rubberlaarzen en doorwaadden we de bestaande documentatie van 3DSystems. Door de jaren heen hadden verschillende departementen zelf namelijk al heel wat informatie neergepend. Snel bleek echter dat iedereen er zo zijn eigen werkwijze op nahield. We legden die varianten naast elkaar, zetten alle betrokkenen rond de tafel en borgden hun consensus in een single source of truth.

“Dat moeten we in de toekomst beter doen!” dachten ze bij 3DSystems en de change list werd geboren. Wil iemand iets wijzigen aan bepaald proces, dan wordt er een suggestie gelogd in de lijst en worden alle betrokken partijen aangevinkt. Pas wanneer de idee met iedereen is doorgesproken, wordt de nieuwe werkwijze geïntroduceerd. Zo zorgt 3DSystems ervoor dat alle sites gealigneerd blijven. Iedereen nog contenter!

Er werd gezongen, er werd gedanst. Echt, documentatie, ’t is de max.

Wat begon als een noodzakelijk documentatie-project deinde bij 3DSystems uit tot iets veel groters. Er werden nieuwe processen geïmplementeerd, er werd meer betrokkenheid gecreëerd. Er werden producten geoptimaliseerd, er werden samenwerkingsverbanden gefabriceerd. Er werd gezongen, er werd gedanst. Echt, documentatie, ’t is de max.