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Rédaction d’offres = assurer que tout le monde est à la même page

Si vous visez à recevoir une commande importante, vous avez besoin d’une offre solide qui convaincra le client que vous êtes le candidat idéal pour accomplir la tâche. Mais comment rédiger une telle offre ? En fait, comment aborder la rédaction d’offres en générale ?

Cette série de quatre articles vous expliquera en détail les piliers de la gestion d’offres réussie. Ces piliers incluent entre autres les choses suivantes : le travail d’équipe, la technologie utilisée, les avantages que confèrent les listes et l’importance de l’emballage.

Rédaction d’offres

Partie 1/4:
travail d’équipe

Pour les commandes d’une certaine importance, les gouvernements ou les sociétés privées doivent faire le meilleur choix parmi les contractants qui visent à convaincre le client. Il coule de source que les clients réfléchiront à qui pourra fournir le meilleur produit / service au meilleur prix. Pour faire ceci, le client procédera à un appel d’offres qui décrit les exigences, paramètres et conditions de la commande.

Les entreprises qui se montrent intéressées poseront leurs candidatures, et ces adjudicataires passeront souvent une première sélection à base de critères tels que leurs moyens financiers. Une fois sélectionnée, l’adjudicataire peut commencer le travail. Les chances de réussite augmentent au fur et à mesure que votre offre est rédigée de façon systématique et concentrée.

Le scénario idéal (…)

Dans un monde parfait, le gestionnaire de projet ou d’offres serait capable de rassembler une équipe d’experts qui puissent travailler à plein temps. Ces spécialistes travailleraient tous ensemble au même endroit et disposeraient de suffisamment de temps et d’argent pour fournir la documentation parfaite dans les délais demandés.

Une telle équipe de rêve n’est qu’une chimère dans la plupart des cas : il n’est pas rentable d’employer différentes personnes pour travailler à une offre pendant plusieurs mois, d’autant plus que le résultat est par définition incertain. Il s’avère aussi difficile, voire impossible, de suspendre vos autres projets en course. Les facteurs économiques vous obligent souvent à suivre une approche pragmatique. Faute de temps et d’argent, il est d’autant plus important de travailler de façon efficace.

Planifier votre cours et maintenir le cap

Il est courant de rassembler une équipe temporaire pour une commande importante, qui ne pourra néanmoins pas investir trop de temps dans ce projet. Cette équipe sera composée de gens provenant de différents départements, de différentes filiales ou de sources externes. Pour travailler de façon ciblée, le gestionnaire de projet ou l’équipe de base devra déterminer le cours, maintenir le cap et ajuster la trajectoire si nécessaire.

La personne qui joue ce rôle ne contribuera sans doute pas grand-chose au contenu du projet, mais elle sera responsable de, entre autres, l’horaire, du progrès, des délais, des réunions, de la collaboration et de la structure. Elle est censée avoir le mandat de prendre des décisions définitives et avoir le pouvoir de persuasion pour motiver ses collègues à continuer de respecter les dates limites et de suivre les procédures.

Étapes concrètes à suivre pour le gestionnaire d’offres

  1. Conservez tous les documents relatifs à l’offre sur un endroit centralisé et n’oubliez pas de donner accès à l’équipe aussi vite que possible. Rédigez un aperçu des documents/messages/exigences les plus important(e)s.

  2. Organisez une réunion de lancement en invitant tout le monde qui travaillera à l’offre si bien que tout le monde peut apprendre à mieux se connaître.

  3. Présentez et discutez de l’essentiel de l’appel d’offres.
    Réfléchissez sur les questions suivantes :
    • Qu’est-ce que le client veut concrètement ?
    • Quels sont nos points forts et faibles ?
    • Avons-nous une bonne compréhension de nos concurrents pour l’appel d’offre ?
    • Qui est notre groupe cible ; quelles personnes vont effectivement lire l’offre ?

  4. Discutez de l’approche et du calendrier du projet entier.

  5. Établissez des règles claires à propos de :
    • La façon de collaboration : les logiciels et les outils à utiliser.
    • La distribution des rôles : qui fera quoi au sein de l’équipe.
    • La terminologie uniforme : se mettre d’accord sur un guide de style pour le projet.
    • Les dates limites et les étapes importantes : utilisez un calendrier ou un diagramme de Gantt clair.
    • Gestion de version
    • Processus de révision : qui validera les documents et comment se déroulera ce processus de validation ?
    • La définition de « terminé » : à quel point peut-on dire qu’on a (plus ou moins) terminé la tâche ?

  6. Des réunions périodiques sur l’état du projet avec (une partie de) l’équipe aideront à garder l’aperçu et à éliminer des questions ou des malentendus plus vite qu’en utilisant des e-mails.

La collaboration se déroulera de façon plus efficace si l’on emploie des logiciels bien choisis de façon correcte. La partie 2 de cette série vous en donnera plus de détails.

Flow à l’aide de votre gestionnaire d’offres et votre expert du contenu

Flow vous aide à mettre en pratique les idées mentionnées dans cet article. Nous aidons les clients rédigeant des marchés publics ainsi que les adjudicataires à améliorer les aspects suivants :

  • Le message et la formulation
  • La consistance et l’uniformité
  • La gestion de documents et des modèles
  • La convivialité et la lisibilité
  • L’apparence commerciale et l’emballage

Nous faisons en sorte que vos spécialistes ne s’occupent que du contenu

Nous faisons en sorte que vos spécialistes internes ne s’occupent que du contenu et nous garantissons que le produit final sera convivial et bien présenté. Nos spécialistes chez Flow, situé à Gand, transforment des textes compliqués dans des informations conviviales, accessibles et efficaces. Contactez-nous pour optimiser vos chances de recevoir votre prochaine offre.