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Gestion de l'information

Quelqu'un sait encore où on a mis ça ?

Personne ne peut rien retrouver ici ! Mais il doit bien se trouver quelque part, ce fichier... Trouver quelque chose dans des intranets, des sites SharePoint, des wikis et des serveurs de fichiers, c’est souvent comme si l’on était dans un labyrinthe. Il faut en plus tenir compte du but visé, des utilisateurs, des types de documents, des métadonnées, des processus... La gestion de l'information, comment cela se fait-il de façon optimale ?

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Organisation de l'information

Cette situation vous est-elle familière ?

Au secours, on croule sous les documents ! | Je suis sûr que j’ai ce truc quelque part ! Attends un peu. | Quelle est la version la plus récente alors ?

Et ensuite il faut encore traduire tous ces documents en 32 langues ! | Mais il a pourtant dit dans son e-mail que... ?

Comment nous pouvons vous aider.

Comment nous pouvons aider

Base de connaissances, SharePoint, Wiki… ?

Réunissez toutes les informations dans un emplacement central, les rendant faciles d’accès pour quiconque qui en a besoin. Nous trouverons ensemble une solution adaptée à votre organisation : des aides en ligne, SharePoint, votre propre wiki, une gestion du savoir pratique…

Quelques avantages de cette méthode :

  • Rien ne se perd : il est facile de partager des procédures, des trucs et des astuces
  • Une seule version valide : tous les documents sont gérés de manière centralisée
  • Flux de travail amélioré : les utilisateurs ont accès à des documents approuvés et actualisés
  • Gestion de version : il est possible de suivre des changements et d’archiver des documents qui ne sont plus pertinents

Audit

Afin de mettre sur pied un plan d’action pour organiser votre documentation, l’équipe de Flow évaluera l’état actuel des choses lors d’une visite de votre entreprise :

  • Il s’agit de quels types de documents ?
  • Est-il suffisamment facile de retrouver et d’accéder aux documents ?
  • Quels problèmes se présentent principalement ?

Après l’évaluation, vous recevrez un rapport proposant des solutions à court terme ainsi qu’à long terme. Cela permet de discuter d’une stratégie qui convienne à votre organisation et votre budget.

Types de documents

Nos experts sont à votre disposition pour vous aider à rédiger, organiser ou adapter toutes sortes de documents. Voici quelques exemples ci-dessous :

  • Domaine technique : modes d’emploi, instructions de travail, consignes de sécurité, instructions d’entretien, manuels d’installation ou de configuration
  • Sites Web : contenu web, pages intranet
  • Domaine d’affaires : présentations, notes de politique générale, plans d’affaires, définitions du produit, offres
  • Domaine de la formation professionnelle : animations, contenu d’apprentissage en ligne, syllabus, manuels de formation
  • Domaine de l’informatique (IT) : cas d’utilisation, spécifications, bases de connaissances wiki, aides en ligne

Normes internationales

Votre documentation satisfait-elle aux normes et lois actuelles tels que l’ISO IEC 82079-1:2012 et la Directive machines ? Comptez-vous réorganiser votre documentation afin d’obtenir une certification ISO ? Nous vous donnons un coup de main en analysant votre documentation et en examinant les exigences nécessaires. Flow vous aide à convertir les documents existants de votre organisation afin de les rendre conforme aux normes ISO et à mettre en place un système pour créer des documents conformes d’emblée.

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