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Exchange vzw : « Une documentation doit avoir l’air professionnel. »

Voilà des questions souvent posées par des organisations : comment pouvons-nous faire évoluer notre documentation actuelle et la rendre plus professionnelle ? Comment pouvons-nous réunir nos informations existantes dans un ensemble à la fois bien ordonné et efficace ? Exchange vzw, qui était en train de se professionnaliser, lui-aussi a reconnu la nécessité de répondre à ces questions. Flow a donné la solution.

Exchange est un organisme à but non lucratif («Vereniging zonder winstoogmerk» ou «vzw » en néerlandais) qui vise à créer la prospérité et le bien-être dans des pays en voie de développement par le biais de croissance durable et inclusive. L’organisation se concentre sur le secteur privé, vu que ce sont les entrepreneurs qui sont le moteur de la croissance locale et qui offrent des emplois. Ces entrepreneurs ont besoin du savoir-faire pour se développer. Mais le savoir-faire ne pousse pas sur les arbres.

Exchange donne le secteur privé–et les organisations associées–l’opportunité de faire appel à un grand group d’experts de haut niveau qui travaillent volontairement, à peu de frais pour ce secteur. Les conséquences ? Les économies locales obtiennent un coup de pouce, créant ainsi des emplois pour les demandeurs d’emploi.

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Récemment, Exchange a reconnu la nécessité d’avoir une documentation uniforme et structurée. « Nous voulons faire grandir l’entreprise, mais surtout nous professionnaliser », dit Eline Ghysels, un coordinateur de projet travaillant chez Exchange. « Vu que nous travaillons avec nombre de volontaires, nous créons régulièrement de nouvelles descriptions de tâche et de fonction pour motiver les intéressés et surtout pour les faire participer de façon professionnelle. Mais nous avons vite remarqué que c’était difficile pour eux ainsi que pour nos collègues internes de garder une vue d’ensemble de notre documentation chaotique. Cela a évidemment rendu plus difficile l’application correcte de notre réglementation interne.

La documentation d’Exchange ne contenait que rarement une structure fixe, une mise en page uniforme et des informations réutilisées. « Il arrivait qu’on utilise des documents qui dataient de quelques ans. Nous avons observé qu’il y avait beaucoup d’informations qui se répétaient dans différents documents, ou que, au contraire, il nous manquait d’information. En conclusion : notre documentation ne répondait à l’image qu’on voulait présenter. Pour résoudre cela, nous avons contacté Flow », raconte Ghysels.

La méthode Flow

Flow s’est mis au travail en utilisant leur méthode éprouvée : un dépistage et un analyse, après quoi nous avons commenté les points faibles mais aussi les points forts des documents reçus. Ensuite, nous avons proposé une méthode pour (ré)structurer, modéliser et uniformiser les connaissances d’Exchange.

« Cela nous a ouvert les yeux : il était étonnant de voir comment une vision professionnelle et externe a pu avancer notre documentation »

Sur la base de ce dépistage, nous avons construit un modèle uniforme. Ce modèle flambant neuf a incorporé différents styles de Word, créés exclusivement pour Echange. En utilisant le style maison d’Exchange dans le modèle, la documentation a d’emblée reçu une image propre à Exchange vzw.

Un mariage réussi

Après l’extérieur, Flow s’est occupé de l’intérieur de la nouvelle documentation : le contenu. Les principes de la rédaction structurée nous ont aidé à formuler de façon efficace la documentation d’Exchange, rendant cette dernière plus claire et lisible. Nous voilà la nouvelle documentation, où on ne se perd plus dans les détails.

En conclusion : un mariage réussi ? « Cela nous a ouvert les yeux : il était étonnant de voir comment une vision professionnelle et externe a pu avancer notre documentation », dit Ghysels avec l’air satisfait. « Flow a amélioré notre documentation non seulement pour des parties externes, mais aussi pour nos collègues. »