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La Gestion de Contenu d’Entreprise = l’aspect humain, le contenu et le système

La gestion de contenu d’entreprise ou Entreprise Content Management en anglais (ECM) n’est pas en fait centrée sur des logiciels. En tant qu’agence de communication technique, nous collaborons fréquemment avec l’équipe ECM. Il arrive même qu’on fasse partie d’une telle équipe. Aussi nous nous trouvons sur l’intersection des trois dimensions impliquées dans l’ECM : l’aspect humain, le contenu et le système.

L’aspect humain et le système

En tant qu’intermédiaire entre les systèmes et les humaines, nous enseignons par exemple aux propriétaires de contenu et aux gestionnaires d’information comment il faut utiliser de façon efficace le logiciel ECM. Les éditeurs ECM et les outils de gestion de contenu ECM sont devenus très conviviaux au fil du temps, mais ils ont toujours de la difficulté à trouver l’équilibre entre une interface utilisateur facile à naviguer et des barres d’outils remplies à ras bord de fonctionnalités.

En ce qui concerne des fonctionnalités, nous jouons souvent le rôle d’analyste fonctionnel pour les départements IT. Nous élaborons aussi des directives (parfois appelées governance) pour la sélection du contenu, du flux de travail d’approbation et de la propriété des pages ou des documents.

L’aspect humain et le contenu

Mais les propriétaires de contenu eux aussi ont besoin d’aide lorsqu’ils créent du contenu. Que le public doit-il savoir exactement ? Quelles informations dois-je mettre sur l’intranet ? Quel contenu dois-je mettre dans des instructions de travail ? Que dois-je mettre dans le manuel ou que dois-je publier sur le canal vidéo ? Et qu’en est-il d’images ? Comment puis-je facilement mettre à jour le contenu ?

Il faut du coaching pour résoudre toutes ces questions. Mais pour faire cela, il est en premier lieu essentiel que le contenu et le système correspondent bien. Nous vous aiderons à adapter le système aux utilisateurs et au contenu.

Le système et le contenu

Il faut tout d’abord commencer par implémenter une architecture de l’information à la fois pérenne et facile à comprendre. Certes, une organisation peut s’avérer compliquée, mais ses produits d’informations ne doivent pas forcément l’être aussi. À un niveau plus bas que l’architecture de l’information, les modèles entrent en scène. Les gens s’occupent du « quoi » et du « pourquoi », tandis que les modèles du système s’occupent du « comment ».

À propos d’ECM : La gestion de contenu d’entreprise (ECM) concerne la gestion d’informations pas structurées au sein d’une société. Les informations pas structurées constituent toutes les informations qu’on ne peut pas directement traiter comme un champ de base de données. Il s’agit de toutes sortes de documents (par exemple les documents Office du type Word (.doc) ou Excel (.xls), mais aussi des documents au format PDF ou XML ou des e-mails, des images, des vidéos et des fragments audio).
(Source: Wikipédia)