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Passer du chaos d’informations à l’architecture de l’information
Partie 2 : Construire des informations structurées en 7 étapes

La partie 2 de notre série portant sur le chaos d’informations est dédiée aux étapes concrètes qui vous aident à mettre de l’ordre dans le chaos. Utilisez ces 7 étapes en tant que feuille de route pour transformer votre contenu en des informations structurées.

La feuille de route vers des informations structurées

Étape 1 : Fixez le point de départ

Chaque employé, chaque équipe et chaque département a des besoins particuliers à propos de sa gestion des documents et de sa communication. Ils font tous face à des situations différentes et utilisent des processus différents, ce qui veut dire qu’ils ont besoin de solutions et de structures différentes dans leur travail.

Dans la première phase du projet, il faut monter une équipe de projet qui :

  • Fixe le plan d’action
  • Détermine la portée du projet
  • Informe et fait participer les parties concernées
  • Exécute le plan et corrige la trajectoire à suivre si nécessaire

Étape 2 : Précisez le diagnostic en utilisant des cas d’utilisation

Pour réaliser le succès avec peu de temps et de ressources, vous feriez mieux d’aborder le projet à base de besoins particuliers. En d’autres termes, à base de cas d’utilisation qui sont représentatifs de tous les besoins et problèmes relatifs à la gestion des documents dans une situation spécifique. Organisez une réunion de lancement avec tous les participants afin de leur expliquer le projet. Ne manquez pas d’inclure au moins un collègue de chaque département et rôle, ce qui permettra à tout le monde d’évaluer les besoins spécifiques relatifs à la communication et la documentation.

Notre conseil : Mesurez la durée de certaines tâches de routine avant le début du projet, et le faites aussi après l’implémentation du projet. Cela vous permettra d’évaluer les impacts des mesures après leur introduction.

Voilà comment réaliser de bons cas d’utilisation :

  1. Rédigez des profils d’utilisateur.
  2. Pour chaque profil, créez un inventaire de documents importants.
  3. Décrivez le flux concret pour chaque sous-processus.
  4. Proposez des améliorations à apporter à chaque sous-processus.
  5. Décrivez les outils nécessaires et comment il faut les configurer.

Étape 3 : Menez des interviews sur les lieux de travail

Parler avec les personnes sur leurs lieux de travail pour leur donner l’opportunité de raconter leurs problèmes en termes concrets. Cette méthode de travail aboutira à un grand nombre de listes, comme :

  • Des problèmes récurrents :
    • Pas d’accès (à des documents)
    • Pas de gestion de version (de fichiers)
    • Où se trouve ce document ?
    • Trop d’emails
    • Connaissance insuffisante sur des outils existants
  • Des besoins spécifiques à propos de la documentation
  • Des types de documents existants et manquants
  • Les processus et sous-processus utilisés

Étape 4 : Incorporez les conclusions dans une feuille de route

Rédigez un aperçu du tout. Transformez-le en une feuille de route qui permettra à tout le monde de savoir quelle étape on implémentera à quel moment.

Une nouvelle architecture de l’information est un projet de changement qui nécessitera du temps.

Vous pouvez ainsi, pour chaque cas d’utilisation, rédiger un plan contenant la configuration et le flux de travail idéaux qui incorpore les éléments suivants :

  • Un aperçu du progrès
  • Une liste contenant les types de documents nécessaires
  • Le flux du processus de documentation
  • Une énumération de problèmes qu’on puisse résoudre avec la nouvelle approche
  • Une explication des composantes de l’architecture :
    • Des sites (de projet)
    • Des moyens de communication
    • Des bibliothèques de documents

Étape 5 : Communiquez avec vos collaborateurs et exécutez le projet

Organisez une réunion de lancement pour présenter la feuille de route et répondre aux questions éventuelles. Assurez que tout le monde est bien informé en communiquant régulièrement.

Étape 6 : Résolvez les problèmes qui surviennent un à la fois

Abordez les problèmes par étapes. Fournissez suffisamment d’explications afin qu’on ne perde pas de vue l’objectif fondamental et faites en sorte que tout le monde peut communiquer ses commentaires par différents canaux. Corrigez la trajectoire si nécessaire.

Étape 7 : Félicitez-vous

Si tout se passe bien, tout le monde se sera adapté à la nouvelle méthode de travail plus efficace après un certain temps. Évaluez le projet et communiquez aux autres les résultats.

Il ne faut pas oublier qu’une nouvelle architecture de l’information est un projet de changement qui nécessitera du temps. Une implémentation correctement effectuée fait en sorte que tout le monde reste motivé et collabore de façon plus efficace.

 

La partie 3 de cette série vous montre comment nous avons appliqué toutes ces connaissances à notre projet au sein de la SNCB.

Flow se spécialise dans tous les aspects de la documentation technique, comme la rédaction de manuels, l’organisation de l’information et la facilitation du transfert de connaissances.