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Nouveau wiki aide Anglo Belgian Cooperation à implémenter le système ERP

Le wiki interne ne décrit pas seulement les processus, mais fournit aussi des instructions (comme le fait un manuel) et réunit des accords spécifiques sur la manière dont il faut utiliser le système.

ABC wiki
ABC wiki

Anglo Belgian Corporation (ABC) est une société qui manufacture des moteurs diesel destinés à être utilisés dans des navires, des locomotives et des centrales électriques.

Flow a créé un wiki qui aide les employés d’ABC à mieux utiliser leur nouveau système ERP (Entreprise Resource Planning). Les employés peuvent eux-mêmes ajouter des informations dans ce wiki. Ce wiki fonctionne ainsi comme un outil d’apprentissage et un moyen de communication, facilitant le changement radical qu’apporte un nouveau système ERP (gestion du changement).

3 objectifs du wiki : aide, aperçu, collaboration

Pour faciliter aussi bien que possible la transformation du système ERP existant vers le nouveau système, le fournisseur avait mis un grand nombre de documentation à la disposition de tout le monde. Les programmeurs avaient également conçu un manuel adapté aux besoins d’ABC lors de leurs activités. Mais Anglo Belgian Corporation voulait quelque chose de plus. On avait besoin d’une plateforme pour facilement accéder aux informations et pour faire participer tout le monde au projet. Les employés devaient en outre avoir la possibilité d’échanger des connaissances à propos du projet, ce qui faciliterait l’adoption du nouveau système. En dernier lieu, ABC voulait saisir cette occasion pour donner à tout le monde un aperçu de la force motrice de l’organisation : les processus d’entreprise. L’intention était que les employés comprendraient en détail les processus d’entreprise et leurs propres rôles qu’ils y remplissent ou les rôles de départements spécifiques tels que le département des finances ou de production.

Partage de connaissances avec un wiki

Pour faire face à toutes ces demandes, le choix s’est porté sur un système ouvert : un wiki. En effet, ce type de plateforme est facilement accessible par tous. En plus, tout le monde qui ait quelque chose à partager à propos d’un sujet particulier, peut le faire en modifiant la page wiki elle-même. C’est un avantage considérable. Le wiki rend possible aux employés expérimentés dans le nouveau logiciel ERP de partager leurs connaissances, conseils et bonnes pratiques avec leurs collègues moins expérimentés. En collaboration avec les programmeurs de l’équipe de projet d’Anglo Belgian Corporation, Flow a en premier lieu crée une version de base du wiki. Les processus d’entreprise ont été présentés sous forme des cartes d’images cliquables, qui renvoient les utilisateurs vers des instructions étape par étape. Les tâches essentielles, comme la rédaction d’une facture d’achat, y avaient priorité. Des lacunes ont été comblées, et pendant la création de la documentation, le logiciel lui-même a aussi été soigneusement testé pour les utilisateurs finaux.

La source de référence par excellence pour le projet ERP

L’utilité du wiki a rapidement été reconnue au sein de l’organisation. On discutait souvent de certains articles du wiki par e-mail ou lors d’une réunion, afin de les modifier en concertation. Lors des sessions de formation, on faisait fréquemment référence au wiki en tant que source d’informations complémentaires et en tant qu’outil pour rafraîchir les connaissances. De cette façon, on a sans doute évité de nombreux petits problèmes qui devraient autrement être résolus par l’équipe de projet. Pour donner un exemple, un employé des finances déjà bien versé dans le nouveau système ERP n’a pas tardé à ajuster quelques pages du wiki portant sur son domaine d’expertise. Plus tard, on a utilisé ces pages dans une formation. Pour assurer que tout le monde saura opérer le wiki pour partager ses connaissances, Flow vise encore à donner des formations aux employés d’Anglo Belgian Corporation.