Sluiten

Een op maat gemaakte digitale werkplek creëren met Microsoft 365

Een groot bedrijf vroeg ons om het dagelijks werk van zijn medewerkers te herdenken in de context van de moderne werkplek. Door gebruik te maken van de Microsoft 365-applicaties, wilde het een digitale transformatie doorvoeren en werknemers begeleiden naar het nieuwe werken. Thuiswerken aan de hand van een mobiel apparaat of laptop zou de nieuwe norm moeten worden. Het voornaamste aandachtspunt binnen deze opdracht was een efficiënte samenwerking tussen collega’s.

Om deze uitdaging aan te pakken, namen we het dagelijks werk van een aantal sleutelfiguren binnen de organisatie onder de loep. We interviewden en observeerden hen doorheen hun werkdag. Zo kwamen we tot de conclusie dat elk team afzonderlijk werkte met een eigen set van aangepaste tools. Er was geen applicatie die dienstdeed als gezamenlijk vertrekpunt. Werknemers werkten volgens de methode die ze als correct aanzagen; ze werkten namelijk zij aan zij op een gedeelde server.

Vormen van samenwerking

Ons eerste aandachtspunt was de standaardisatie van de werkpatronen van de werknemers. Hun dagelijkse werkactiviteiten konden namelijk onderverdeeld worden in vijf verschillende gebruikssituaties:

  • Samenwerking met mensen uit verschillende teams, op basis van een gemeenschappelijk belang (Community)
  • Samenwerking binnen een hecht team (Team)
  • Samenwerking met een groep mensen die aan hetzelfde project werken (Project)
  • Samenwerking met mensen waarmee je samenwerkt, in een vergadering bijvoorbeeld (Ad Hoc)
  • Samenwerking gebaseerd op een mix van de voorgaande opties (Solution)

We maakten gebruik van SharePoint en Teams om een gemeenschappelijk vertrekpunt te creëren voor de werknemers van het bedrijf. Op basis van de gebruikssituaties ontwikkelden we een aantal templates die de werknemers konden gebruiken om hun eerste stappen in de wereld van Microsoft 365 te zetten. Ze konden kiezen voor de Microsoft 365-oplossing die het beste bij hun persoonlijke werkbehoeften aansloot.

De Teams- en SharePoint-templates die we creëerden, omvatten bovendien een heleboel verschillende apps die eveneens deel uitmaken van de Microsoft 365-suite. Hierdoor konden de werknemers gemakkelijk starten met het verkennen van Microsoft 365 op een gestructureerde manier, zonder gehinderd te worden in het gemeenschappelijke streven naar digitale transformatie.

SharePoint als selfservice tool

Vervolgens hadden we een manier nodig om de templates te promoten en verspreiden binnen de organisatie. Hoe kunnen mensen een template aanvragen? En hoe kunnen ze hulp of bijkomende informatie verkrijgen?

Hiervoor creëerden we de selfservice website. Deze applicatie, die we ontwikkelden binnen SharePoint, is toegankelijk voor alle werknemers. Hierin kunnen ze:

  • Een van de templates aanvragen, afhankelijk van hun individuele gebruikssituatie
  • De planning terugvinden voor groepsopleidingen, e-learnings en ander didactisch materiaal
  • Een maatoplossing aanvragen, als de bestaande templates niet tegemoetkomen aan hun eigen specifieke behoeften

Opleidingen en coaching

Aangezien de meeste werknemers niet vertrouwd waren met SharePoint, kregen ze toegang tot e-learnings en online trainingsmateriaal over Microsoft 365. Voor de sleutelgebruikers organiseerden we een uitgebreidere opleiding zodat ze zelf hun collega’s op weg konden helpen met Microsoft 365.

Uiteraard waren de Flow-consultants ook steeds beschikbaar voor coaching op locatie.

Geïnteresseerd?

Denkt u na over hoe u het nieuwe werken kunt implementeren in uw werkomgeving zonder de vlotte samenwerking tussen collega’s te belemmeren? Wilt u een digitale werkplek creëren waarin iedereen zijn weg vindt en waarin een optimale en efficiënte samenwerking mogelijk is?

Flow helpt u bij het zoeken naar de beste oplossing voor uw organisatie. Contacteer ons en ontdek hoe we voor u een op maat gemaakte digitale werkplek kunnen opzetten.