Sluiten

Enterprise Content Management (ECM) = mensen, inhoud, systeem

Enterprise content management (ECM) gaat niet over software. Als technisch communicatiebureau werken wij vaak met het Enterprise Content Management-team. Soms maken we er ook deel van uit. We bevinden ons op het kruispunt van de drie dimensies van ECM: mensen, inhoud, en systeem.

Mensen en systeem

Als tussenpersoon tussen systeem en mensen, bijvoorbeeld, trainen we content-eigenaars en informatiemanagers om de ECM-software efficiënt te gebruiken. ECM editors en content management tools zijn door de jaren heen heel wat gebruiksvriendelijker geworden, maar toch hebben ze het nog altijd moeilijk om het juiste evenwicht te vinden tussen een eenvoudige gebruikersinterface en met features overladen werkbalken.

enterprise content management (ECM)

Over features gesproken, voor IT-afdelingen fungeren we vaak ook als functionele analisten, of ontwikkelen we richtlijnen (soms governance genoemd) voor de selectie van inhoud, goedkeuringsflows en ownership van specifieke pagina’s en documenten.

Mensen en inhoud

Maar content-eigenaars hebben ook hulp nodig als ze inhoud maken. Wat moet het publiek precies weten? Wat zet ik op het intranet en wat niet? Welke inhoud gaat in een werkinstructie? Wat schrijf ik in de handleiding of publiceer ik op het videokanaal? Hoe zit het met beelden? Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik gemakkelijk inhoud kan updaten?

Coaching helpt dan al heel wat. Als de inhoud en het systeem goed op elkaar zijn afgestemd, tenminste. Om daar zeker van te zijn, helpen we het systeem aan te passen aan de gebruikers en de inhoud.

Systeem en inhoud

Alles begint met een informatiearchitectuur die zowel future-proof is, als gemakkelijk te begrijpen. Een organisatie mag dan ingewikkeld zijn, een informatieproduct hoeft daarom de zaken niet nog complexer maken. Een niveautje lager dan de informatiearchitectuur creëren we sjablonen. Mensen zorgen voor het ‘wat’ en het ‘waarom’, het ‘hoe’, daar zorgen de sjablonen van het systeem voor.

Over ECM: Enterprise content management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. Ongestructureerde informatie is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is. Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten (bijvoorbeeld Office documenten van het type Word (.doc), Excel (.xls), etc, maar ook PDF, XML, E-mailberichten, afbeeldingen, video’s en geluidsfragmenten).
(Bron: Wikipedia)