Sluiten

Wiki helpt Anglo Belgian Corporation bij implementatie ERP-systeem

De interne wiki beschrijft niet alleen de processen, maar geeft ook instructies, zoals in een handleiding, en bundelt de specifieke afspraken over hoe het systeem moet worden gebruikt.

ABC wiki
ABC wiki

Anglo Belgian Corporation (ABC) produceert dieselmotoren voor gebruik in grote schepen, locomotieven en elektriciteitscentrales.

Flow maakte een wiki om de medewerkers van ABC te helpen hun nieuwe ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) in gebruik te nemen. De medewerkers kunnen ook zelf informatie toevoegen. Op die manier werkt de wiki als leerinstrument en als communicatiemiddel en helpt hij bij de ingrijpende verandering die een nieuw ERP-systeem toch is (change management).

3 doelen: hulp, inzicht, samenwerking

Om de overschakeling van het bestaande ERP-systeem naar het nieuwe zo vlot mogelijk te laten verlopen, stelde de leverancier heel wat documentatie ter beschikking. De programmeurs maakten tijdens hun activiteiten ook een handleiding op maat van ABC. Maar Anglo Belgian Corporation wou daar iets aan toevoegen. Er was nood aan een manier om de informatie eenvoudig toegankelijk te maken én om iedereen meer te betrekken bij het project. Medewerkers moesten ook kennis kunnen uitwisselen over het project om op die manier de adoptie van het systeem vlotter te laten verlopen. Daarnaast wou ABC deze opportuniteit ook gebruiken om iedereen inzicht te geven in de ‘motor’ die de organisatie zelf aandrijft: de bedrijfsprocessen. De medewerker moest een breed inzicht krijgen in de bedrijfsprocessen en in zijn of haar rol daarin, of in de rol van specifieke afdelingen zoals Financiën of Productie.

Kennis delen via een wiki

Als platform viel de keuze op een wiki omdat dit een open systeem is. Je kunt iedereen gemakkelijk toegang geven en bovendien kan wie iets te delen heeft over een bepaald onderwerp de wikipagina zelf bewerken. Dat is een aanzienlijk voordeel. De wiki maakt het mogelijk voor medewerkers die meer ervaring hebben met het nieuwe ERP-programma om hun inzicht, advies en best practices te delen met minder ervaren collega’s. In samenwerking met de programmeurs en het projectteam van Anglo Belgian Corporation maakte Flow eerst een basisversie van de wiki. De bedrijfsprocessen werden voorgesteld met visuele image maps, waarop je kunt doorklikken naar stapsgewijze instructies voor de gebruikers. Essentiële taken kregen daarbij voorrang, zoals bv. een aankoopfactuur opstellen. Hiaten werden opgevuld en door alles zorgvuldig te documenteren kreeg de software ook een grondige eindgebruikerstest.

Dé referentiebron voor het ERP-project

De wiki kreeg al gauw enige bekendheid binnen de organisatie. Sommige artikels werden via mail of in een meeting besproken en in overleg aangepast. Ook tijdens trainingssessies werd vaak naar de wiki verwezen voor meer informatie of als middel om alles later nog eens door te nemen. Op die manier zijn wellicht ook tal van kleine problemen voorkomen die anders door het projectteam opgelost moesten worden. Zo paste een medewerker van Financiën die al goed vertrouwd was met het ERP-systeem al snel een paar wikipagina’s over zijn kennisgebied aan zijn wensen aan. Die pagina’s werden later gebruikt in de training. Om te vermijden dat de wiki zelf een drempel zou vormen om kennis te delen, voorziet Flow nog een training voor de medewerkers van Anglo Belgian Corporation.