Sluiten

Exchange vzw: “Professionele documentatie is een must.”

Het zijn vragen die organisaties zich dikwijls stellen: hoe kunnen we met onze huidige documentatie verder evolueren en professionaliseren? Hoe kunnen we onze bestaande informatie bundelen tot een overzichtelijk, maar ook efficiënt geheel? Ook Exchange vzw zag zichzelf in een fase van professionalisering genoodzaakt antwoorden te zoeken op deze vragen. Flow bood de oplossing aan.

Exchange is een vzw die dankzij duurzame en inclusieve groei meer welvaart en welzijn wil creëren in landen in ontwikkeling. De organisatie concentreert zich op de private sector want ondernemers zorgen daar immers voor lokale groei én tewerkstelling. Om zich verder te ontwikkelen, hebben ze nood aan expertise. En die ligt niet altijd voor het rapen.

Exchange geeft de private sector – en organisaties die eraan gelinkt zijn – de mogelijkheid om een beroep te doen op een grote poule van vrijwillige, en voor de private sector vrijwel kosteloze, topexperten. Gevolg? Lokale economieën krijgen een boost waardoor er kansen ontstaan voor werkzoekenden.

Lat hoger leggen

Recent werd het voor Exchange een hoofdzaak om te beschikken over uniforme en gestructureerde documentatie. “We willen groeien, maar vooral meer professionaliseren”, klinkt het bij Eline Ghysels, project coördinator bij Exchange. “Omdat wij met een groot aantal vrijwilligers werken, maken we op gezette basis nieuwe functie- en taakbeschrijvingen om geïnteresseerde personen warm te maken en vooral ook om hen professioneler in te zetten. Maar we merkten al snel dat het voor hen, en ook voor interne medewerkers, moeilijk was om het overzicht te houden bij een kluwen van documentatie. zo wordt het natuurlijk lastig om onze interne regelgeving correct toe te passen.”

De documentatie van Exchange bevatte zelden een vaste structuur, geen uniforme lay-out en geen wederkerende informatie. “We gebruikten documentatie die soms al een paar jaar oud was. We merkten dat er veel informatie overlapte tussen verschillende documenten, of dat er juist niet genoeg werd verteld. Kortom: onze documentatie strookte niet met het imago dat we willen uitstralen. Vanuit die doelstelling werd er contact gelegd met Flow”, aldus Ghysels.

De Flow-methode

Flow ging te werk via de beproefde methode: na een grondige screening en analyse becommentarieerden we de gebreken, maar ook de positieve kenmerken van de verkregen documenten. Nadien stelden we voor hoe we de kennis van Exchange kunnen (her)structureren, modelleren en consistenter maken.

“Het is een echte eye-opener om te zien hoe een externe, professionele visie onze documentatie heeft vooruitgeholpen”

Aan de hand van deze screening werd er aan een uniforme template gewerkt. In deze gloednieuwe template hebben we verschillende Word-stijlen geïmplementeerd: stijlen die exclusief gecreëerd zijn voor Exchange. Door bovendien de template de huisstijl van Exchange mee te geven, kreeg de documentatie meteen een eigen image.

Een geslaagd huwelijk

Na het uitwendige, nam Flow het inwendige van de vernieuwde documentatie onder handen. Door de principes van gestructureerd schrijven toe te passen, konden we de documentatie van Exchange effectief en doeltreffend verwoorden. Het gevolg hiervan is dat de documentatie van Exchange leesbaarder en overzichtelijker geworden is. In de nieuwe documentatie kan iedereen de bomen door het bos wél zien.

Kortom: een geslaagd huwelijk? “Het is een echte eye-opener om te zien hoe een externe, professionele visie onze documentatie heeft vooruitgeholpen”, klinkt Ghysels tevreden. “Met de insteek van Flow kunnen we niet alleen onze documentatie beter maken voor de buitenwereld, maar ook voor onze medewerkers.”